Dewasa ini, pengelolaan arsip terus berkembang seiring dengan kebutuhan akses yang lebih luas tanpa mengabaikan keaslian arsip. Arsip yang sebelumnya berbentuk fisik kini banyak dialihmediakan ke format digital untuk menjaga keberlanjutan informasi serta menghindari risiko kerusakan atau kehilangan. Namun, digitalisasi arsip tidak hanya sebatas pemindaian arsip, tetapi juga harus memastikan bahwa keabsahan dan keasliannya tetap terjaga.
digital arsip adalah bentuk penyimpanan dan pengelolaan arsip atau dokumen dalam format digital, berbeda dengan arsip tradisional yang biasanya berbentuk fisik seperti kertas. Digital arsip bisa disimpan dalam berbagai format digital seperti dokumen teks (PDF, DOCX),gambar (JPEG, PNG),video (MP4),dan data terstruktur (database SQL). Media penyimpanan untuk digital arsip bisa berupa hard disk, SSD, server, cloud storage, atau sistem penyimpanan lainnya.
Kegiatan Alih Media rsip sendiri dilaksanakan secara rutin oleh Arsiparis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sanggau, kemudian hasil dari alihmedia di upload pada website SIKN, JIKN dan Website Disarpus Kabupaten Sanggau Oleh Penata Kelola Sistem dan Teknologi Informasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sanggau.
Sebagai langkah strategis, autentifikasi arsip menjadi bagian penting dalam memastikan bahwa arsip digital yang tersedia tidak mengalami manipulasi. Dengan menerapkan teknologi tanda tangan digital, metadata standar, serta perlindungan melalui watermark. Melalui alih media arsip, diharapkan menjadi langkah penting dalam menghadapi era digitalisasi, memastikan informasi arsip tetap terjaga dan dapat diakses oleh generasi yang akan datang.