SOP Pelayanan

“STANDAR PELAYANAN PADA DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN SANGGAU”

 

Visi

Terdepan dalam Pelayanan Urusan Kearsipan dan Perpustakaan

 

Misi

  1. Mewujudkan pengelolaan arsip sesuai norma, standar, prosedur dan kreteria.
  2. Mewujudkan budaya baca masyarakat menuju masyarakat gemar membaca.
  3. Mewujudkan peningkatan sarana dan prasarana, serta profesionalisme aparatur.

 

Motto

“Pelayanan Prima yang Profesional”

 

  1. STANDAR PELAYANAN DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN SANGGAU

 

NO KOMPONEN URAIAN
1. Dasar Hukum –     Undang-undang No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan

–     Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.

–     Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

–     Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah

–     Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

–     Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012 tentang Peraturan Pelaksanan Undang-Undang Nomor 25 tentang Pelayanan Publik.

–     Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan

–    Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 15 Tahun 2014 tentang Pedoman Standar Pelayanan.

–    Peraturan Daerah Kabupaten Sanggau Nomor 5 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Kearsipan

–    Peraturan Bupati Sanggau Nomor 18 Tahun 2016 tentang Pedoman Pelayanan Publik.

2. Sarana dan Prasarana Ruang tunggu, Televisi, air mineral, Toilet,  Tempat Parkir
3.  Jumlah Pelaksana Petugas pelayanan 2 orang

 

4. Kompetensi Pelaksana –    Eselon IIIb:   3 orang

–    Eselon IVa:   6 orang

–    Staf Golongan III:   2 orang

–    Staf Golongan II     : 2 orang

 

5. Pengawasan Internal APIP ( Inspektorat )

 

6. Jaminan Pelayanan SOP
7. Jaminan Keamanan dan Keselamatan Pelayanan Sistem bebas calo
8. Evaluasi Kinerja Pelaksana Evaluasi kegiatan setiap1bulan

 

 

  1. JENIS-JENIS STANDAR PELAYANAN DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN SANGGAU
  1. SOP Penerbitan Izin Pengunaan Arsip
  2. SOP Pelayanan Arsip untuk SKPD
  3. SOP Pelayaan Arsip untuk Masyarakat Umum
  4. SOP Rekomendasi/Izin Penggunaan Arsip yang bersifat tertutup
  5. SOP Pembinaan Kearsipan
  6. SOP Penerimaan Kunjungan Pemustaka dan Penitipan Barang
  7. SOP Pendaftaran Keanggotaan Perpustakaan
  8. SOP Pendaftaran Keanggotaan Perpustakaan Digitas iSanggau
  9. SOP Peminjaman Koleksi
  10. SOP Akses Internet

 

STANDAR PELAYANAN

PENERBITAN IZIN PENGUNAAN ARSIP

 

NO KOMPONEN URAIAN
1. Persyaratan 1.   Menunjukkan identitas / KTP

2.   Mengajukan permohonan

3.   Rekomendasi dari pemilik arsip.

2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur 1.   Permohonan pinjaman arsip melampirkan surat rekomendasi dari pemilik arsip disampaikan ke Lembaga Kearsipan Kabupaten Sanggau.

2.   Menerima dan menyampaikan surat  dilampiri lembar disposisi kepada Kepala Dinas, untuk diarahkan kepada Kasi Layanan dan Pemanfaatan Arsip.

3.   Mendapatkan pelayanan penggunaan arsip.

3. Jangka Waktu Pelayanan 30 menit
4. Biaya/Tarif Rp. 0,- (GRATIS)
5. Produk Pelayanan Penggunaan Arsip
6. Penanganan Pengaduan, Saran dan Masukan Tersedia Kotak Pengaduan

Tatap Muka Langsung dengan Pejabat Pengelola Pengaduan (Kasubbag Umum dan Kepegawaian)

Telp. (0564) 22112

WA. 0852 5236 800

Email : disarpus@sanggau.go.id

 

 

STANDAR PELAYANAN

PELAYANAN ARSIP UNTUK SKPD

 

NO KOMPONEN URAIAN
1. Persyaratan 1.   Menunjukkan identitas

2.   Mengajukan Permohonan

2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur 1.   Menerima surat permohonan permintaan arsip dari kepala SKPD dan mempelajari disposisi dari Kepala Dinas jika tidak setuju dikembalikan kepada SKPD jika setuju memerintahkan arsiparis dan calon arsiparis untuk penyediaan arsip yang dimaksud.

2.   Mendapatkan pelayanan perlintaan arsip.

3. Jangka Waktu Pelayanan 30 menit
4. Biaya/Tarif Rp. 0,- (GRATIS)
5. Produk Pelayanan Penggunaan Arsip
6. Penanganan Pengaduan, Saran dan Masukan Tersedia Kotak Pengaduan

Tatap Muka Langsung dengan Pejabat Pengelola Pengaduan (Kasubbag Umum dan Kepegawaian)

Telp. (0564) 22112

WA. 0852 5236 800

Email : disarpus@sanggau.go.id

 

  

STANDAR PELAYANAN

PELAYAAN ARSIP UNTUK MASYARAKAT UMUM

 

NO KOMPONEN URAIAN
1. Persyaratan 1.   Menunjukkan identitas / KTP

2.   Mengajukan permohonan

3.   Rekomendari dari pemilik arsip.

2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur 1.   Permohonan pinjaman arsip melampirkan surat rekomendasi dari pemilik arsip disampaikan ke Lembaga Kearsipan Kabupaten Sanggau.

2.   Menerima dan menyampaikan surat  dilampiri lembar disposisi kepada Kepala Dinas, untuk diarahkan kepada Kasi Layanan dan Pemanfaatan Arsip.

3.   Mendapatkan pelayanan peminjaman arsip.

3. Jangka Waktu Pelayanan 30 menit
4. Biaya/Tarif Rp. 0,- (GRATIS)
5. Produk Pelayanan Peminjaman Arsip
6. Penanganan Pengaduan, Saran dan Masukan Tersedia Kotak Pengaduan

Tatap Muka Langsung dengan Pejabat Pengelola Pengaduan (Kasubbag Umum dan Kepegawaian) Telp. (0564) 22112

WA. 0852 5236 800

Email : disarpus@sanggau.go.id

 

 

STANDAR PELAYANAN

REKOMENDASI/IZIN  PENGGUNAAN ARSIP

YANG BERSIFAT TERTUTUP

 

NO KOMPONEN URAIAN
1. Persyaratan 1.   Menunjukkan identitas / KTP

2.   Surat izin akses arsip dari Unit Layanan Arsip

3.   Surat Izin dari Pencipta Arsip

2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur 1.   Mengajukan surat permohonan (proposal) akses layanan Arsip Statis Tertutup kepada Lembaga Kearsipan Kab Sanggau disampaikan kepada Kepala dinas untuk disposisi.

2.   Kasi Layanan dan Pemanfaatan arsip mempelajari Surat (Proposal) Permohonan dan memverifikasi kesesuaian persyaratan atas permohonan pelayanan arsip statis tertutup dari Pengguna Arsip selanjutnya memberikan disposisi kepada Arsiparis untuk memberikan jawaban tertulis (via contact person) kepada Pengguna Arsip (Pemohon) perihal memberikan/menolak rekomendasi/izin untuk akses layanan arsip tertutup

3.   Petugas layanan arsip memproses permintaan peminjaman arsip yang diminta oleh pengguna arsip  dan mempersilakan pengguna arsip mengisi Buku Tamu Pengunjung Layanan Arsip dan Formulir Peminjaman Arsip dan membuat Surat Pernyataan Kesanggupan Penggunaan Arsip Statis Tertutup serta menyerahkan dokumen atau berkas persyaratan asli kepada Petugas Layanan arsip pada Unit Layanan.

4.   Mendapatkan pelayanan peminjaman arsip.

3. Jangka Waktu Pelayanan 30 menit
4. Biaya/Tarif Rp. 0,- (GRATIS)
5. Produk Pelayanan Penggunaan Arsip bersifat tertutup
6. Penanganan Pengaduan, Saran dan Masukan Tersedia Kotak Pengaduan

Tatap Muka Langsung dengan Pejabat Pengelola Pengaduan (Kasubbag Umum dan Kepegawaian) Telp. (0564) 22112

WA. 0852 5236 800

Email : disarpus@sanggau.go.id

 

STANDAR PELAYANAN

PEMBINAAN KEARSIPAN

 

NO KOMPONEN URAIAN
1. Persyaratan 1.   Permohonan pembinaan kearsipan

2.   Menyesuaikan jadwal pembinaan kearsipan

2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur 1.   Membuat Surat Pemberitahuan (SP), Jadwal Kegiatan Pembinaan Kearsipan (JKPK) dan Surat Perintah Tugas (SPT).

2.   Mengedarkan/mendistribusikan SP beserta JKPK ke SKPD yang dituju disertai Tanda Terima Surat Keluar

3.   Melaksanakan kegiatan Pembinaan Kearsipan pada SKPD sesuai dengan jadwal yang telah disampaikan kepada SKPD

3. Jangka Waktu Pelayanan 30 menit
4. Biaya/Tarif Rp. 0,- (GRATIS)
5. Produk Pelayanan Penggunaan Arsip
6. Penanganan Pengaduan, Saran dan Masukan Tersedia Kotak Pengaduan

Tatap Muka Langsung dengan Pejabat Pengelola Pengaduan (Kasubbag Umum dan Kepegawaian) Telp. (0564) 22112

WA. 0852 5236 800

Email : disarpus@sanggau.go.id

 

STANDAR PELAYANAN

PENERIMAAN KUNJUNGAN PEMUSTAKA

DAN PENITIPAN BARANG

 

NO KOMPONEN URAIAN
1. Persyaratan 1.   Menunjukkan identitas/kartu anggota

2.   Mengisi daftar pengunjung

2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur 1.   Setelah mengisi daftar pengunjung segala barang bawaaan ditipkan ke loker/tempat penyimpanan.

2.   Mempersilakan Pemustaka memasuki ruangang perpustakaan

3. Jangka Waktu Pelayanan 5 menit
4. Biaya/Tarif Rp. 0,- (GRATIS)
5. Produk Pelayanan Kunjungan Pemustaka dan Penitipan Barang
6. Penanganan Pengaduan, Saran dan Masukan Tersedia Kotak Pengaduan

Tatap Muka Langsung dengan Pejabat Pengelola Pengaduan (Kasubbag Umum dan Kepegawaian) Telp. (0564) 22112

WA. 0852 5236 800

Email : disarpus@sanggau.go.id

 

 

STANDAR PELAYANAN

PENDAFTARAN KEANGGOTAAN

 

NO KOMPONEN URAIAN
1. Persyaratan 1.   Mengisi formulir pendaftaran

2.   Foto copy identitas

3.   Foto

2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur 1.   Memeriksa dan memastikan kebenaran identitas dan alamat calon anggota.

2.   Memasukkan data calon anggota ke dalam daftar induk anggota dan pangkalan data komputer dan memberi nomor anggota

3.   Mencetak kartu anggota dan menyerahkan kepada anggota

4.   Memeriksa kebenaran dan menyerahkan kepada anggota

3. Jangka Waktu Pelayanan 20 menit
4. Biaya/Tarif Rp. 0,- (GRATIS)
5. Produk Pelayanan Kartu Kenggotaan Perpustakaan
6. Penanganan Pengaduan, Saran dan Masukan Tersedia Kotak Pengaduan

Tatap Muka Langsung dengan Pejabat Pengelola Pengaduan (Kasubbag Umum dan Kepegawaian) Telp. (0564) 22112

WA. 0852 5236 800

Email : disarpus@sanggau.go.id

 

 

STANDAR PELAYANAN

PENDAFTARAN KEANGGOTAAN PERPUSTAKAAN

DIGITAL iSanggau

 

NO KOMPONEN URAIAN
1. Persyaratan 1.   PC / Androit

2.   Jaringan

2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur 1.   Buka aplikasi playstore kemudian cari iSanggau di kolom pencarian

2.   Login mengunakan akun facebook atau akun email

3.   Registrasi selesai, Anda telah terdaftar sebagai pemustaka.

3. Jangka Waktu Pelayanan 14 menit
4. Biaya/Tarif Rp. 0,- (GRATIS)
5. Produk Pelayanan Kenggotaan Perpustakaan Digitasl iSanggau
6. Penanganan Pengaduan, Saran dan Masukan Tersedia Kotak Pengaduan

Tatap Muka Langsung dengan Pejabat Pengelola Pengaduan (Kasubbag Umum dan Kepegawaian) Telp. (0564) 22112

WA. 0852 5236 800

Email : disarpus@sanggau.go.id

 

 

STANDAR PELAYANAN

PEMINJAMAN KOLEKSI

 

NO KOMPONEN URAIAN
1. Persyaratan 1.   Kartu Angota Perpustakaan
2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur 1.   Mendatangi meja petugas sirkulasi dengan membawa maksimal 2 (dua) eksemplar koleksi yang akan dipinjam dari jenis koleksi yang diperbolehkan untuk dipinjam Mendatangi meja petugas sirkulasi dengan membawa maksimal 2 (dua) eksemplar koleksi yang akan dipinjam dari jenis koleksi yang diperbolehkan untuk dipinjam.

2.   Menyerahkan koleksi yang akan dipinjam dan kartu anggota kepada petugas.

3.   Menerima koleksi dan kartu anggota.

3. Jangka Waktu Pelayanan 3 menit
4. Biaya/Tarif Rp. 0,- (GRATIS)
5. Produk Pelayanan Peminjaman koleksi
6. Penanganan Pengaduan, Saran dan Masukan Tersedia Kotak Pengaduan

Tatap Muka Langsung dengan Pejabat Pengelola Pengaduan (Kasubbag Umum dan Kepegawaian) Telp. (0564) 22112

WA. 0852 5236 800

Email : disarpus@sanggau.go.id

 

 

 

STANDAR PELAYANAN

AKSES INTERNET

 

NO KOMPONEN URAIAN
1. Persyaratan 1.   Kartu Angota Perpustakaan

2.   Mengisi formulir

2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur 1.   Mempersilakan pemustaka untuk menuju komputer yang tersedia atau menunggu giliran apabila masih ada pemustaka lain yang menggunakan internet.

2.   Mengakses internet untuk paling lama 30 (tiga puluh) menit.

3.   Memperingatkan pemustaka apabila telah 30 (tiga puluh) menit atau lebih mengakses internet.

4.   Menghentikan penggunaan internet.

3. Jangka Waktu Pelayanan 33 menit
4. Biaya/Tarif Rp. 0,- (GRATIS)
5. Produk Pelayanan Akses Internet.
6. Penanganan Pengaduan, Saran dan Masukan Tersedia Kotak Pengaduan

Tatap Muka Langsung dengan Pejabat Pengelola Pengaduan (Kasubbag Umum dan Kepegawaian) Telp. (0564) 22112

WA. 0852 5236 800

Email : disarpus@sanggau.go.id

 

(sumber : SK Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sanggau Nomor 30 Tahun 2020 Tentang Standar Pelayanan Pada Dinas Keaarsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sanggau)