Layanan Pengelola Pengaduan

Alur Pengaduan

Pejabat Pengelola Pengaduan :

1. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sanggau.

Tim Penjawab Aduan, terdiri atas :

1. Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sanggau;
2. Sekretaris Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sanggau;
3. Kepala Bidang Pengelolan, Layanan dan Pemanfaatan Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sanggau;
4. Kepala Bidang Pengawasan, Pembinaan dan Sistem Informasi Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sanggau;
5. Kepala Bidang Perpustakaan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sanggau

PROSEDUR PENGELOLAAN PENGADUAN

A. Prosedur Pengelolaan Pengaduan :

1. Pihak pengadu menyampaikan pengaduan terkait penyelenggaraan pelayanan yang diberikan secara langsung atau secara tidak langsung kepada Petugas Piket yang kemudian diteruskan ke Pejabat Pengelola Pengaduan pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sanggau;
2. Pengaduan dapat dilakukan melalui :
   ~ Tatap Muka langsung kepada Pejabat Pengelola Pengaduan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
   Kabupaten Sanggau.
   ~ Tertulis disampaikan ke kotak pengaduan yang tersedia di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
   Kabupaten Sanggau.
   ~ Telepon : (0564) 22112 —> DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN
   ~ Whatsapp : 0852 5236 8000
   ~ E-mail : disarpus@mail.sanggau.go.id        Website : disarpus.sanggau.go.id

B. Unsur Pengaduan yang harus dipenuhi, antara lain :

1. Identitas pengadu lengkap terdiri dari nama, alamat dan nomor telepon dan/atau nomor handphone yang bisa dihubungi;
2. Objek pengaduan harus jelas.

C. Tata Cara Penanganan Pengaduan :

1. Semua pengaduan diterima oleh Petugas Piket;
2. Petugas Piket mencatat pengaduan baik yang melalui tatap muka langsung, tertulis maupun melalui media telepon dan e-mail ke dalam buku pengaduan dan melaporakan aduan kepada Pejabat Pengelola Pengaduan;
3. Pejabat Pengelola Pengaduan kemudian mendistribusikan aduan kepada Tim Penjawab Pengaduan;
4. Dalam waktu paling lama 7 (tujuh) hari kerja sejak pengaduan diterima, penyelenggara wajib memberikan tangapan yang paling sedikit berisi informasi lengkap atau tidak lengkapnya materi aduan;
5. Pejabat Pengelola Pengaduan berkoordinasi dengan Tim Penjawab Pengaduan dan membuat jadwal pertemuan/pembahasan (jika diperlukan);
6. Pejabat Pengelola Pengaduan menyampaikan hasil/jawaban atas aduan kepada pengadu dan/atau pihak terkait; dan
7. Pejabat Pengelola Pengaduan mendokumentasikan, menyusun laporan pengelolaan pengaduan kepada Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sanggau setiap semester.
   

   (sumber : SK Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sanggau Nomor 31 Tahun 2020 Tentang Penunjukan Pejabat Pengelola Pengaduan dan Pembentukan Tim Penjawab Pengaduan Pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sanggau)